SekretärIn Masterlehrgang Überholz

An der Universität für künstlerische und industrielle Gestaltung Linz gelangt am MASTERLEHRGANG ÜBERHOLZ die Stelle einer Sekretärin / eines Sekretärs im halben Beschäftigungsausmaß ab Oktober 2018 für die Dauer von 1 Jahr zur Besetzung. 
(Verwendungsgruppe IIIa / Grundstufe des KV für die ArbeitnehmerInnen der Universitäten, ein monatliches Mindestentgelt von 1.000,80 € brutto, 14x jährlich)  

EINSTELLUNGSVORAUSSETZUNG:
einschlägige Berufsausbildung im Bereich Büroorganisation / Office Management, oder vergleichbare mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Organisation/Koordination eines Sekretariates
EDV-Kenntnisse, insbesondere der Standardsoftware (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet)
Teamfähigkeit
Englisch: verhandlungssicher in Wort und Schrift.

AUFGABENGEBIETE:

Sekretariatsaufgaben:
•      Erstansprechstelle für Anfragen und Kundenkontakte
•      Führung der Korrespondenz sowie EDV-gestützte Erstellung und Verwaltung von Rundschreiben ...
•      Terminkoordination, Dienstreiseabwicklung, Aktenführung
•      Vorbereitung von Sitzungen, Sitzungsunterlagen und Protokollführung
•      Datenpflege, Adressenpflege und Versand von Informationsmaterialien
•      Verwaltung des Kassabuchs in Kooperation mit der Finanzabteilung der Kunstuniversität
•      Ablage, Archivierung (Lehrmaterialien, Materialien der Öffentlichkeitsarbeit, Fachgremien etc.)
•      Schnittstelle zu den administrativen Personen an der Universität

Koordinations- und Organisationsaufgaben:
•      Organisatorische Betreuung externer Lehrenden (Terminkoordination, Buchung und Abrechnung von Reise
       und Nächtigung)
•      Detailorganisation der Unterrichts-Module (Vorbereitung von Skripten und Lehrunterlagen, Sammelstelle
       bei Abgabe von Studienarbeiten, Raumreservierungen, Raum-Setting inkl.  IT System, Organisation
       der Buffets, Aufräumen …)
•      Detailorganisation der Exkursionen (Buchung und Abrechnung von  Hotels und Bus, Vorbereiten von
       Exkursionsunterlagen)

Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit:
•      Wartung des Pressespiegels 
•      Aktualisierung der Homepage-Inhalte
•      Durchführung von Social Media Aktivitäten
•      Lektorat der Drucksorten  

ERWARTUNGEN AN DIE BEWERBER/INNEN

selbstständige und genau Arbeitsweise, Engagement für die Belange des Lehrgangs, Aufgeschlossenheit für Neuerungen (z.B. Aneignung der Campussoftware  „ufg-online“), kommunikative Kompetenz, Genderkompetenz, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Stressbewältigungsvermögen. Einschlägige Berufserfahrung ist von Vorteil.

Die Kunstuniversität Linz betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität. Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und ersucht daher qualifizierte Frauen ausdrücklich um Bewerbung. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen bevorzugt aufgenommen. BewerberInnen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationserfahrung und/oder -hintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Die BewerberInnen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Schriftliche Bewerbungen sind bis spätestens 26.09.2018 an ufg.bewerbung406@ufg.at oder an die Universität für künstlerische und industrielle Gestaltung Linz, Hauptplatz 6, 4010 Linz, zu richten.

Dr.iur. Christine Windsteiger
Vizerektorin