KI – Richtlinie

Die Kunstuniversität Linz stellt ihren Mitarbeiter*innen eine KI-Plattform zur Verfügung, die sukzessive weiterentwickelt wird. Die KI-Plattform, auch Academic AI genannt, stellt aufgrund ihrer Architektur sicher, dass die eingegebenen Daten und hochgeladenen Dokumente von Mitarbeiter*innen nicht für Trainingszwecke kommerzieller KIAnwendungen verwendet werden.

Die KI-Plattform wird DSGVO-konform betrieben und gewährleistet, dass die Mitarbeiter*innen bei ihrer Nutzung keine unabsichtlichen DSGVO-Verstöße herbeiführen können. Ein weiterer Vorteil ist der zentrale Zugang zu allen notwendigen KI-Lösungen und die kontinuierliche Ausrichtung bei der Weiterentwicklung der Plattform an die besonderen Erfordernisse der Hochschulen. kunstuni-linz.academic-ai.at

In einigen Systemen und Programmen sind mittlerweile KI-Funktionen integriert. Diese lassen sich nicht vollständig aus den Programmen bzw. Systemen entfernen oder deaktivieren. Bei der Nutzung dieser KI-Funktionen muss daher darauf geachtet werden, welche Daten eingegeben werden (siehe 2.2 Klassifikation von Daten). 

Laut Datenklassifizierung darf ein Großteil der Daten nur in Academic AI eingegeben werden. Die KI-Funktionen von kommerziellen Systemen und Programmen können daher nur sehr eingeschränkt für administrative Tätigkeiten an der Kunstuniversität Linz genutzt werden. Die Kunstuniversität Linz weist auf die Einhaltung der gegenständlichen Richtlinie hin. 

Welche weiteren KI-Funktionen in den Systemen/Programmen der Kunstuniversität Linz verfügbar sind, ist auf der Webseite unter „Universität” > „KI an der Kunstuniversität Linz” aufgeführt. Dort sind die entsprechenden Webseiten mit Informationen zu den KIFunktionen verlinkt. Die Webseite wird laufend erweitert und angepasst.

Der AI-Act der EU verpflichtet unter anderem auch dazu, sicherzustellen, dass Personen, die mit der Nutzung oder dem Betrieb von KI-Systemen befasst sind, über ausreichende KIKompetenzen verfügen. Daher ist die Teilnahme an der internen KI-Grundlagen Schulung im Ausmaß von 2h für alle verpflichtend, die generative KI an der Kunstuniversität Linz nutzen möchten. Nach erfolgter Teilnahme wird der Zugang zur KI-Plattform, auch Academic AI genannt, automatisch freigeschaltet. Bei Problemen bei der Freischaltung kann ein entsprechendes Ticket über zid.ticket@kunstuni-linz.at eröffnet werden.

• Öffentlich Inhalte, die ohne Risiko veröffentlicht werden können (z. B. Mitteilungsblatt, Webseiten- Texte, Veranstaltungsankündigungen, Pressemitteilungen, frei zugäng-liche Lehrmaterialien). Keine besonderen Schutzmaßnahmen, dennoch auf Urheberrecht, Aktualität und Freigabeprozesse achten.
• Intern (Universitätsweit) Informationen für Mitarbeitende und eingeschriebene Studierende (z. B. interne Rundmails, Gremieninformationen ohne sensible Details, Prozessdokumentation). Zugriff auf Universitätsangehörige beschränkt; Veröffentlichung nach außen vermeiden.
• Vertraulich (Abteilungs- oder Bereichsintern) Geschäftlich oder organisatorisch sensible Daten (z. B. Gremienprotokolle mit Bewertungen, Budgetdetails, Bewerbungsunterlagen). Zugriff nur für berechtigte Rollen; Weitergabe nach dem Need-to-know-Prinzip und mit Schutzmaßnahmen.
• Streng vertraulich / Geheim Kritische Informationen, deren Offenlegung erheblichen Schaden verursachen kann (z. B. Prüfungsaufgaben vor Abnahme, Notenschlüssel, IT-Admin-Daten, API-Keys). Höchste Schutzstufe, starke Zugriffsbeschränkung, Protokollierung und Verschlüsselung; keine Verarbeitung in externen Tools ohne Freigabe durch das Rektorat der Kunstuniversität Linz.
  Personenbezogene Daten (Studierende und Mitarbeitende) Daten, die sich auf identifizierte Personen beziehen (z. B. Name, Matrikelnummer, Uni-EMail, Beschäftigungsstatus). Unterliegen DSGVO: Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datensparsamkeit; besondere Vorsicht bei Nutzung in KI-Werkzeugen.
• Besonders schützenswerte personenbezogene Daten Sensible Kategorien nach DSGVO Art. 9 (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse/ethnische Zugehörigkeit, biometrische Daten, politische Meinungen). Nur mit expliziter Rechtsgrundlage verarbeiten; strenge Zugriffskontrollen und technische Schutzmaßnahmen erforderlich.
• Prüfungs- und Leistungsdaten Bewertungen, Notenlisten, Prüfungsprotokolle, Täuschungsfälle. Mindestens vertraulich, oft streng vertraulich; Zugriff nur für Prüfungs-verantwortliche, geschützte Speicherung.
  Forschungsdaten Offen: zur Veröffentlichung bestimmt, ohne rechtliche oder ethische Einschränkungen. Eingeschränkt: die Nutzung ist vertraglich eingeschränkt, Urheber- oder Leistungsschutzrechte, Verträge mit Projektpartner*innen, Drittmittel- oder Verlagsauflagen. Vertraulich / Geheim: DSGVO-relevante Daten, Ethikauflagen, unveröffentlichte Ergebnisse oder sicherheitsrelevante Inhalte.
• Drittmittel- und Vertragsdaten Förderverträge, Konsortialabkommen, NDAs, Kooperationsvereinbarungen. Regelmäßig vertraulich bis streng vertraulich; vertragliche Anforderungen (z. B. Zugriff, Aufbewahrung, Audit) strikt einhalten.
• Studierendenverwaltung und Bewerbungsdaten Zulassung, Immatrikulation, Prüfungsanmeldung, internationale Bewerbungen. Personenbezogen und vertraulich; Schutz durch Rollenrechte, Verschlüsselung und begrenzte Aufbewahrungsdauer.
• IT-Sicherheitsrelevante Informationen Systemarchitekturen, Sicherheitskonfigurationen, Schwachstellenberichte, Zugangsdaten. Streng vertraulich; nur für Administrator*innen, mit Mehrfaktorauthentifizierung und Protokollierung.
• Verwaltungsdaten Daten, die an der Universität im Rahmen administrativer Tätigkeiten erzeugt werden (z.B. Auswertungen, Protokolle, Präsentationen, Textteile usw.), dürfen nur in Academic AI eingegeben werden, um sie in einem KI-System weiterzuverarbeiten. Die Eingabe jeglicher Art ist ansonsten unzulässig.
• Klassifikationstabelle Die Tabelle hilft dabei, einzustufen, welche Daten in welchen KI-Systemen erlaubt sind. Die erste Spalte bezieht sich auf die Nutzung des universitätsinternen KI-Systems „Academic AI“., die zweite Spalte auf die Verwendung von „Academic AI mit der erweiterten Funktion Internet Suche“. Bei der „Verwendung von KI-Funktionen in Programmen” ist die Verarbeitung mittels KI-Funktionalität in bereits auf ihrem Arbeitsplatz installierten Programmen gemeint. Unter „Verwendung in kommerziellen KI-Systemen“ sind alle KISysteme zu verstehen, die es auf dem Markt in Form von Gratisversionen oder gekauften Versionen gibt.

KI-Anwendungen, die nicht auf der Webseite unter „verfügbare KI-Systeme an der Universität“ (https://www.kunstuni-linz.at/universitaet/ki-an-der-kunstuni/ki-an-derkunstuniversitaet-linz) angeführt sind, dürfen nur nach Freigabe des Rektorates genutzt werden. Ein Antrag für die Freigabe zur Nutzung und zum Ankauf von neuen KIAnwendungen erfolgt in einem ersten Schritt via Mail an zid.ticket@kunstuni-linz.at.

Im Antrag muss angeführt werden:

• Welche KI-Anwendung wird benötigt? (Link zur Software-Homepage)
• Für welche Tätigkeiten wird die KI-Anwendung benötigt?
• Warum kann kein bereits „verfügbares KI-System an der Universität“ verwendet werden?
• Welche Daten (laut Daten-Klassifizierung) sollen in dieser KI-Anwendung verarbeitet
• werden?

Entstehen Kosten einmalig oder laufend? Wenn ja, wie hoch sind diese Kosten?

Nach eingehender Prüfung und schriftlicher Empfehlung durch den Zentralen Informatikdienst, wird der Antrag an das Rektorat weitergeleitet. Nur nach positiver Entscheidung des Rektorates darf die KI-Anwendung durch den Zentralen Informatikdienst für den gewünschten Zweck angekauft und/oder zur Verfügung gestellt werden.

Die Ergebnisse aus den KI-Anwendungen sind vor der weiteren Verwendung bzw. Entscheidungsfindung von den jeweiligen KI-Nutzer*innen sorgfältig auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Der Einsatz und die Freigabe von KI-generierten Inhalten unterliegen der menschlichen Kontrolle durch die Mitarbeiter*innen der Kunstuniversität Linz. Die Ergebnisse der KI-Anwendungen dürfen nicht unreflektiert übernommen werden. Insbesondere darf es zu keiner vollautomatisierten Leistungsbeurteilung oder zur automatisierten Ausfertigung von Urkunden kommen. Keinesfalls darf eine Entscheidung ausschließlich auf einem Ergebnis beruhen, das aus einer KI-Anwendung hervorgeht.

Bei der Verwendung von generativer KI ist am Ende des Inhaltes oder des Dokuments folgender Disclaimer zur Kennzeichnung zu verwenden. KI-Disclaimer: „Dieser Inhalt wurde ganz oder teilweise mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) erstellt. Trotz sorgfältiger Prüfung können Fehler oder Ungenauigkeiten nicht ausgeschlossen werden.“